epl.icm.edu.pl

kschmidt · Site Admin Joined: 20 Mar 2005 Posts: 153 Location: NDAP

W dyskusji z 17 czerwca wyszliśmy z założenia, że skoro istniejące przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją wydane na podstawie ustawy archiwalnej (rozporządzenie Ministra Kultury) mają być zgodne z przepisami które wyda Minister Nauki to nie powinny te dwa rozporządzenia sobie zaprzeczać.
Może bowiem powstać sytuacja, że nie będzie wiadomo czy z dokumentacją należy postępować w sposób określony w jednym czy w drugim rozporządzeniu.
Przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją wydane przez Ministra Kultury to dokument znany i sprawdzony. Stąd próba wskazania co "przeszkadza" zabezpieczeniu dokumentacji elektronicznej i praca na najlepszym tekście jaki jest (czyli bezpośrednio na rozporządzeniu Smile

). Zaproponowano kierunek zmian w załączonym pliku.

Minister Nauki i tak wyda rozporządzenie dotyczące dokumentacji elektronicznej ponieważ wynika to z ustawy. Załączyliśmy na tym forum przykładowy zbiór przepisów amerykańskich który dotyczy właśnie materiałów elektronicznych, ale w wielu miejscach wyraźnie odnosi się do ogólnych zasad postępowania z dokumentacją.
Wydaje się że nie może być tak że MK "wtrąca się” do dokumentacji elektronicznej. Z drugiej zaś strony z ustawy wynika, (art. 5 ust 2) że ma on rozporządzić co się dzieje z wszelką dokumentacją... ale na wniosek NDAP. I tu bym widział szansę na szybkie dopasowanie przepisów.

kschmidt · Site Admin Joined: 20 Mar 2005 Posts: 153 Location: NDAP

Minister Nauki i tak wyda rozporządzenia dotyczące dokumentacji elektronicznej ponieważ wynika to z ustawy (art. 5 ust. 2a-c). Z ustawy wynika także, że Minister Kultury wydaje rozporzędzenie dotyczące wszelkiej dokumentacji (art. 5 ust. 2).
I jest klincz, bo gdzie się kończy tradycyjna a zaczyna elektroniczna? Tym bardziej, że definicja z ustawy o informatyzacji wskazuje, że dokumentem elektronicznym może być... wszystko. No bo skoro informatyczny nośnik danych to "materiał lub urządzenie na którym lub w którym można zapisac dane w postaci cyfrowej lub analogowej", to znaczy że na mojej lodówce też... Czyli jak zapiszę dane na drzwiach lodówki (np. jutro kupić mleko) to stworzę dokument elektroniczny. Mam nadzieję, że się mylę i prawnicy inaczej zinterpretują przepisy.
Na spotkaniu 24 czerwca doszliśmy do wniosku, że nie ma innego wyjścia jak to że będą dwa rozporządzenia - bo tak każe ustawa. Nie jestem pewien czy za tym pójdą ... dwie instrukcje kancelaryjne. Jedna dla elektronicznych i druga dla papieru. To chyba nie będzie wpływało dobrze na sprawność urzędniczą. Może jednak uda się doprowadzić do tego że będzie jeden wykaz akt i jedna instrukcja kancelaryjna. Przecież dokumentacja powinna być zachowywana nie ze względu na sposób zapisu tylko ze względu na treść.

Może to jest dobry kierunek (jedyny?) aby rozporzązenia MK i MNiI uzupełniały się. Przecież podział dokumentacji ze względu na sposób zapisu nie jest tak istotny jak ze względu na rodzaj (typ) dokumentacji. Film zawsze będzie filmem obojętnie czy na tasmie 16mm, na BetacamSP czy w MPEG-u. A sprawozdanie tekstowe zawsze będzie sprawozdaniem tekstowym obojętnie czy na papierze wołowej skórze czy w pliku txt, doc, sxw, pdf czy htm. Podkreślam pliku a nie nośniku.

Stąd próba wykorzystania w rozporządzeniu MNiI znanych już przepisów ogólnych z rozporządzenia MK. W załączeniu pierwsza przymiarka.

kschmidt · Site Admin Joined: 20 Mar 2005 Posts: 153 Location: NDAP

W pierwszym etapie wykreślono przepisy jednoznacznie wskazujące na papier. Pozostawiono przepisy ogólne, które jak się wydaje mogą mieć tez zastosowanie do dokumentacji elektronicznej. Z rzeczy nowych zaproponowano, co może znaczyć uporządkowania materiałów archiwalnych w przypadku dokumentacji elektronicznej. Nie ma tam mowy o nośnikach fizycznych (np. że nośniki należy oznaczyć pieczęcią i zapakowac w pudła… )
Koloerem wyróżniono kluczowe zmiany w stosunku do rozporządzenia Ministra Kultury, którego tekst (w postaci po proponowanych przez CKM poprawkach) był podstawą do nieniejszego opracowania.
Na końcu główne tezy do rozporządzenia, jakie mogłyby być jeszcze uwzględnione, a nie ma ich w treści. (w nawiasach podano czy zostały uwzględnione). W tej wersji przedyskutowano tezy do miejsca oznaczonego żółtym wyróżnieniem.

kschmidt · Site Admin Joined: 20 Mar 2005 Posts: 153 Location: NDAP

W załączeniu obrobiona "wersja rozwojowa" rozporządzenia.
Kierunek zmian był nastęujący:
nie ma co przepisywać jeszcze raz rozporządzenia Ministra Kultury tylko trzeba odesłać do tych przepisów które się dadzą zastosować. W tym rozporządzeniu zapisać tylko co co jest charakterystyczne dla dokumentacji elektronicznej.
(uwaga! są w polskim prawie przykłady odwrotnej strategii: sa to trzy bardzo podobne do siebie instrukcje kancelaryjne wynikające z tzw. ustaw samorzadowych)

Cały czas jest to tylko dyskusja... czyli podyskutujcie forumowicze! głupio tak samemu ze sobą... Chociaż Brytyjczycy swój Consultation Paper też nie bardzo mieli z kim konsultować (dlatego aż do mnie kiedyś trafił... Smile

Na końcu cały czas jest lista pytań/postulatów zawierających listę tego co mogłoby się znaleźć w takim rozporzadzeniu
Wyjaśniam że dyskutowaliśmy problem powiązania dokumentacji elektronicznej z papierową (podnoszony w dokumentach do których linki wkleiłem do załącznika). Otóż jeżeli zgodzimy się że przyporządkowujemy znak akt wynikający z wykazu dla akt papierowych (jeden wykaz akt w urzędzie!) to sprawa jest załatwiona.

dgrot · Joined: 27 Jun 2005 Posts: 1 Location: NDAP

Będę - w swietle dotychczasowych dyskusji, niekonsekwentny, ale miłe byłoby dla mnie rozporządzenie o postępowaniu z dokumentami elektronicznych, które zawierałoby tylko przepisy specyficzne dla tych form zapisu, korzystając poza tym z grubego odsyłacza do analogicznego aktu, który obowiązuje w odniesieniu do papieru. Będę do tego dążył nie wyrzekając się zdrady, podstępu ani zniesławienia. Wyjątek zrobiłbym tylko dla zasady gromadzenia dokumentów w sprawy, bo jest ona nagannie obca praktyce posługiwania się dokumentacją elektroniczną. Musi być więc natrętnie przypominana.
Idea grubego odsyłacza, częściowo już zrealizowana, wynika z istnienia wielkiego mnóstwa kwestii wspólnych dla papieru i niepapieru. Np. na postawione w dyskusji pytanie, czy wykaz oraz instrukcja kancelaryjna mogą być wspólne, odpowiedź brzmi 3XTAK! Dla postępowania z dokumentacją w zakresie rozporządzenia (tzn. gł. dla kwalifikacji i klasyfikacji) forma zapisu jest uboczna, a najważniejsza pozostaje "treść", tzn. informacja. dg

pedros · Joined: 29 Jul 2005 Posts: 4

kschmidt · Site Admin Joined: 20 Mar 2005 Posts: 153 Location: NDAP

W załączeniu najnowsza wersja propozycji rozporządzenia dotyczącego postępowania z dokumentacją elektroniczną. Nazwa pliku uległa zmianie (nie "rozporzadzenie MNiI... " tylko "postępowanie" - aby nie sugerować że ośmielamy się wtrącać MNiI w kompetencje. To są tylko uzgodnienia robocze na razie i jak wiadomo jak rzecz trafi na papier to wszystko może jeszcze ulec całkowitej zmianie...)
W stosunku do poprzedniej wersji sporo zmieniono.

1. Zedefiniowano nowe pojęcie a mianowicie "dokument elektroniczny rejestrowany" o odróznieniu od wszelkiego "śmiecia" elektronicznego które do urzędów trafia ale nie jest przedmiotem rozporzązenia. Przy okazji definicja ta odpowiada angielskiemu "electronic record" (m.in. z normy ISO15489). (paragraf 1)
2. Zdefiniowano pojęcie metadanych aby było było można wymagać ich zapisywania i przechowywania wraz z dokumentami elektronicznymi. Przy okazji definicja ta odpowiada pierwszej i powszechnie uznanej definicji opisanej w AGLS (Australian Government Locatory Service). (paragraf 1)
3. Dodano że do zarządzania dokumentami elektronicznymi rejestrowanymi wymagany jest system (informatyczny) i jakie są minimalne wymagania dla tekiego systemu. WYmagania te są na tyle ogólne że nie będzie trzeba ich zmieniac wraz ze zmianami technologicznymi. (paragraf 2). Wymagania te są wypadkową wielu dokumentów
4.Dodano obowiązek bezpiecznego przechowywania ustalając jakie minimalne działania należy podjąć. Ustalono obowiązek przenoszenia na nowe nośniki w przypadku zagrożenia fizycznego (nosniki się zużyły) albo technologicznego (zestarzała się technologia). Może to być na tyle kontrowersyjne dla wielu archiwistów że podaję link do tłumaczenia zaleceń Rady Europy dla tego typu dokumentacji:
http://www.archiwa.gov.pl/repository/archiwa/eupolityka.pdf
Rzecz opisana jest w pkt 44-48. W tłumaczeniu nie uwzględniono ważnego pkt 44 więc przy okazji podaję link do pierwowzoru (nie oryginału!) angielskiego:
www.coe.int/T/E/Legal_Affairs/Legal_co-operation/Operation_of_justice/Information_technology/Documents/Expl%20Memo%20Arch_ENG.asp#TopOfPage

5. Odpowiadając na pytania i sugestie Pedrosa:
kwestia dostosowania istniejących instrukcji kancelaryjnych- skąd przepisy: otóż założenie jest takie aby rozporządzenie nie odwoływało się do innych rozporządzeń albo do jak najmniejszej ich ilości. Inaczej grozi to szybkim kompletnym jego ... rozpadem. Wiadomo przecież z ustawy archiwalnej że nie istrukcje kancelaryjne mają być stworzone ale "instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją" (art.6.2) - i tak tez zapisano w rozporządzeniu. Wreszcie przepisy ustaw rozporządzeń do nich obowiązują podmioty wymienione w tych ustawach i nie ma sensu tego powtarzać w rozporządzeniu. Dlatego właśnie wykreślono nawet odniesienia do rozporządzenia dot. struktury dokumentów elektronicznych zaaminiając je na "przepisy odrębne". Także dlatego żeby nie wchodzić bankowcom na odcisk którzy to bankowcy takie przepisy już mają... Myślę że ten problem rozwiążą legislatorzy którzy od tego są i się na tym znają.
kwestia przekazywania po 10 latach: chodzi o to aby przekazac do archiwum państwowego jeszcze w czasie w którym da się toto odczytać w natywnym formacie. Znając praktykę postępowania z papierem mało kto się przejmuje rozporządzeniami ... Ale z papierem zwalonym na kupę po 25 latach można sobie poradzić - z przekazanymi po 25 latach przestarzałymi nośnikami, na których panuje kompletny bałagan zupełnie nie. Ponadto cytowane tu rekomendacje COE mówią o maksymalnym okresie "zycia" informatycznego nośnika danych ... 10 lat (pkt 45). W ten sposób będzie można przekazywać (ci biedni) nosniki bez konieczności przeprowadzenia migracji danych w urzędzie.
kwestia wniosków protokołów spisów: spisy z-o mają być w postaci dokumentu elektronicznego, natomiast wnioski protokoły itd. nie zostały określone na razie specjalnie, aby można było tak i tak... ale nie jest to jeszcze precyzyjnie dopracowane. Będzie wtedy jak się przystąpi do pracy nad samymi załącznikami.

pedros · Joined: 29 Jul 2005 Posts: 4

W projekcie roboczmy wersja 07 w § 3. pada pytanie o kompetencje co do wyrażania zgody na brakowanie.
Czy to zapytanie

kschmidt · Site Admin Joined: 20 Mar 2005 Posts: 153 Location: NDAP

pedros · Joined: 29 Jul 2005 Posts: 4

Odnośnie wykazu nośników, to ta kwestia u Szwedów zostałą ujęta w tzw. normach. W chwili obecnej nie pamiętam poprawnej nazwy, chyba ISO.

kschmidt · Site Admin Joined: 20 Mar 2005 Posts: 153 Location: NDAP

W załaczeniu wynik uzgodnień w zespole roboczym po spotkaniu w dniu 6 października.
W stosunku do powieszonej na tym forum wersji 07 ważniejsze zmiany są takie:
1. zamiast "kontrolowanych procedur" zmierzających do brakowania dokumentacji niearchiwalnej są "udokumentowane procedury" - chodziło o to aby nie wskazywać za chwilę kto ma kotrolować owe procedury...

2. Zamiast dodawania do rozporządzenia wzorów załaczników odnoszących się do brakowania i przekazywania materiałów wpisano wprost w tekscie co mają one zawierać. Takie rozwiązanie wynikło z przesłanki że nie jest istotny dokładny wzór jak ma wyglądac spis po wydrukowaniu, tylko co ma on zawierać bo i tak ma on być przekazywany w wersji elektronicznej. Zwłaszcza że będzie on dotyczył dokumentów elektronicznych. Jednak na pewno trzeba w jakiejś formie
zorganizowac przekazanie.
Oczywiście nie można było skorzystać z dotychczasowych doświadczeń "teczkowych" gdyż tworzenie elektro-teczek (to jest zbiorów wszystkich spraw odpowiadających jednej pozycji wykazu akt, wykorzystywanej przez jedną komórkę organizacyjną w jednym roku). Takie agregowanie dokumentów elektronicznych po prostu nie ma sensu.
Objaśnienie dla osób które nie zgadzają się z ostatnim zdaniem: w świecie dokumentów elektronicznych nie spis zdawczo-odbiorczy będzie pełnił rolę pomocy wyszukiwawczej, ale metadane obowiązkowe określone w rozporządzeniu o strukturze zob. temat na tym forum:
http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=71

3. Jednak pozostawiamy do oceny forumowiczów czy spis powinien zawierać zaproponowane w paragrafie 5 dane.

4. Warto zauważyć że zarówno spis zdawczo-odbiorczy jak i informacja o zmianach organizacyjnych w jednostce przekazującej materiały archiwalne maję być przekazywane w wersji elektronicznej. Nie ma natomiast takiego obowiązku dla wniosków o brakowanie i przekazanie materiałów archiwalnych. Czyli wniosek może być na papierze (ale nie musi!) a załaczony do niego spis już tylko w postaci elektronicznej.
Podobnie otwarta pozostaje kwestia spisu dokumentacji niearchiwalnej.

5. Wykreślono zapytanie kto wydaje zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej ponieważ w paragrafie 11 jest "duży" odnośnik do istniejącego rozporządzenia dla papieru. A tam juz napisano kto i jakie zgody wydaje.

6. Zachęcam do wypowiedzenia się na temat paragrafu 8. Wyjaśniam, że konieczność przewidywania w budżecie planów migracji dokumentów ma na celu ich zabezpieczenie właśnie czyli jest jak najbardziej zgodne z duchem ustawy archiwalnej. Ktoś kto decyduje się na unowoczesnianie urzędu musi przewidywać nie tylko wytwarzanie dokumentacji elektronicznej w określony sposób ale także jej PODTRZYMANIE. W przypadku dokumentacji elektronicznej nie ma mowy aby nie było środków na przenoszenie dokumentacji do nowych technologii. Wyjaśniałem to także w poprzednim poście wysłanym w "Pią Wrz 30, 2005 1:39 pm" - odsyłając do rekomendacji Rady Europy.

7. Kolorem czerwonym zaznaczono także paragrafy 9 i 10 ponieważ dla nowych systemów rozporządzenie będzie obowiązywać, ale co z tymi (co prawda jeszcze nielicznymi) wdrożonymi. Trzeba chyba ustawić jakieś vacatio legis bo co ma zrobić taki np Urząd w X który właśnie przygotował i ogłosił przetarg na system? Przecież nie może zmieniać warunków zamówienia. Wydaje się że owe vacatio legis powinno się ustawić na jakieś 2-3 lata bo tyle mniej więcej trwa życie systemu bez większych zmian...
Co jeszcze?

eseliga · Joined: 06 Oct 2005 Posts: 1

wersja uzgodniona na spotkaniu 10 pażdziernika 2005r.