epl.icm.edu.pl Forum Index epl.icm.edu.pl
Forum dyskusyjne o tematach związanych z e-Administracją i digitalizacją
 
 FAQFAQ   SearchSearch   MemberlistMemberlist   UsergroupsUsergroups   RegisterRegister 
 ProfileProfile   Log in to check your private messagesLog in to check your private messages   Log inLog in 

Rozporządzenia MK i MNiI - jakie? - materiał do dyskusji

 
Post new topic   This topic is locked: you cannot edit posts or make replies.    epl.icm.edu.pl Forum Index -> Zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną
View previous topic :: View next topic  
Author Message
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Sat Jun 18, 2005 10:57 am    Post subject: Rozporządzenia MK i MNiI - jakie? - materiał do dyskusji Reply with quote

W dyskusji z 17 czerwca wyszliśmy z założenia, że skoro istniejące przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją wydane na podstawie ustawy archiwalnej (rozporządzenie Ministra Kultury) mają być zgodne z przepisami które wyda Minister Nauki to nie powinny te dwa rozporządzenia sobie zaprzeczać.
Może bowiem powstać sytuacja, że nie będzie wiadomo czy z dokumentacją należy postępować w sposób określony w jednym czy w drugim rozporządzeniu.
Przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją wydane przez Ministra Kultury to dokument znany i sprawdzony. Stąd próba wskazania co "przeszkadza" zabezpieczeniu dokumentacji elektronicznej i praca na najlepszym tekście jaki jest (czyli bezpośrednio na rozporządzeniu Smile). Zaproponowano kierunek zmian w załączonym pliku.

Minister Nauki i tak wyda rozporządzenie dotyczące dokumentacji elektronicznej ponieważ wynika to z ustawy. Załączyliśmy na tym forum przykładowy zbiór przepisów amerykańskich który dotyczy właśnie materiałów elektronicznych, ale w wielu miejscach wyraźnie odnosi się do ogólnych zasad postępowania z dokumentacją.
Wydaje się że nie może być tak że MK "wtrąca się” do dokumentacji elektronicznej. Z drugiej zaś strony z ustawy wynika, (art. 5 ust 2) że ma on rozporządzić co się dzieje z wszelką dokumentacją... ale na wniosek NDAP. I tu bym widział szansę na szybkie dopasowanie przepisów.



rozporzadzenieMK_do_dyskusji#2.doc
 Description:
Robocza propozycja. Kluczowy paragraf wstępny wskazujący na istnienie innych przepisów regulujących postępowanie z dokumentacje elektroniczną
zob. też na tym forum: Zintegrowany System Informacji Archiwalnej/ elektroniczny spis zdawczo-odbiorczy

Download
 Filename:  rozporzadzenieMK_do_dyskusji#2.doc
 Filesize:  110.5 KB
 Downloaded:  1578 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt


Last edited by kschmidt on Sun Jun 26, 2005 9:11 pm; edited 6 times in total
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Fri Jun 24, 2005 10:06 pm    Post subject: co może przygotowac Minister Nauki Reply with quote

Minister Nauki i tak wyda rozporządzenia dotyczące dokumentacji elektronicznej ponieważ wynika to z ustawy (art. 5 ust. 2a-c). Z ustawy wynika także, że Minister Kultury wydaje rozporzędzenie dotyczące wszelkiej dokumentacji (art. 5 ust. 2).
I jest klincz, bo gdzie się kończy tradycyjna a zaczyna elektroniczna? Tym bardziej, że definicja z ustawy o informatyzacji wskazuje, że dokumentem elektronicznym może być... wszystko. No bo skoro informatyczny nośnik danych to "materiał lub urządzenie na którym lub w którym można zapisac dane w postaci cyfrowej lub analogowej", to znaczy że na mojej lodówce też... Czyli jak zapiszę dane na drzwiach lodówki (np. jutro kupić mleko) to stworzę dokument elektroniczny. Mam nadzieję, że się mylę i prawnicy inaczej zinterpretują przepisy.
Na spotkaniu 24 czerwca doszliśmy do wniosku, że nie ma innego wyjścia jak to że będą dwa rozporządzenia - bo tak każe ustawa. Nie jestem pewien czy za tym pójdą ... dwie instrukcje kancelaryjne. Jedna dla elektronicznych i druga dla papieru. To chyba nie będzie wpływało dobrze na sprawność urzędniczą. Może jednak uda się doprowadzić do tego że będzie jeden wykaz akt i jedna instrukcja kancelaryjna. Przecież dokumentacja powinna być zachowywana nie ze względu na sposób zapisu tylko ze względu na treść.

Może to jest dobry kierunek (jedyny?) aby rozporzązenia MK i MNiI uzupełniały się. Przecież podział dokumentacji ze względu na sposób zapisu nie jest tak istotny jak ze względu na rodzaj (typ) dokumentacji. Film zawsze będzie filmem obojętnie czy na tasmie 16mm, na BetacamSP czy w MPEG-u. A sprawozdanie tekstowe zawsze będzie sprawozdaniem tekstowym obojętnie czy na papierze wołowej skórze czy w pliku txt, doc, sxw, pdf czy htm. Podkreślam pliku a nie nośniku.

Stąd próba wykorzystania w rozporządzeniu MNiI znanych już przepisów ogólnych z rozporządzenia MK. W załączeniu pierwsza przymiarka.



rozporzadzenieMNiI_szkic_01.doc
 Description:
to jest dopiero materiał do pracy
W pierwszym etapie wykreślono przepisy jednoznacznie wskazujące na papier. Pozostawiono przepisy ogólne, które jak się wydaje mogą mieć tez zastosowanie do dokumentacji elektronicznej + parę rzeczy nowych

Download
 Filename:  rozporzadzenieMNiI_szkic_01.doc
 Filesize:  70 KB
 Downloaded:  1322 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt


Last edited by kschmidt on Wed Oct 26, 2005 8:27 pm; edited 1 time in total
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Fri Jul 01, 2005 6:16 pm    Post subject: kolejna przymiarka do rozporządzenia MNiI Reply with quote

W pierwszym etapie wykreślono przepisy jednoznacznie wskazujące na papier. Pozostawiono przepisy ogólne, które jak się wydaje mogą mieć tez zastosowanie do dokumentacji elektronicznej. Z rzeczy nowych zaproponowano, co może znaczyć uporządkowania materiałów archiwalnych w przypadku dokumentacji elektronicznej. Nie ma tam mowy o nośnikach fizycznych (np. że nośniki należy oznaczyć pieczęcią i zapakowac w pudła… )
Koloerem wyróżniono kluczowe zmiany w stosunku do rozporządzenia Ministra Kultury, którego tekst (w postaci po proponowanych przez CKM poprawkach) był podstawą do nieniejszego opracowania.
Na końcu główne tezy do rozporządzenia, jakie mogłyby być jeszcze uwzględnione, a nie ma ich w treści. (w nawiasach podano czy zostały uwzględnione). W tej wersji przedyskutowano tezy do miejsca oznaczonego żółtym wyróżnieniem.



rozporzadzenieMNiI_szkic_02.doc
 Description:
Szkic wersja_02

Download
 Filename:  rozporzadzenieMNiI_szkic_02.doc
 Filesize:  84 KB
 Downloaded:  839 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Thu Sep 01, 2005 3:24 pm    Post subject: rozporządzenie MNiI do dyskusji - wersja robocza z września Reply with quote

W załączeniu obrobiona "wersja rozwojowa" rozporządzenia.
Kierunek zmian był nastęujący:
nie ma co przepisywać jeszcze raz rozporządzenia Ministra Kultury tylko trzeba odesłać do tych przepisów które się dadzą zastosować. W tym rozporządzeniu zapisać tylko co co jest charakterystyczne dla dokumentacji elektronicznej.
(uwaga! są w polskim prawie przykłady odwrotnej strategii: sa to trzy bardzo podobne do siebie instrukcje kancelaryjne wynikające z tzw. ustaw samorzadowych)

Cały czas jest to tylko dyskusja... czyli podyskutujcie forumowicze! głupio tak samemu ze sobą... Chociaż Brytyjczycy swój Consultation Paper też nie bardzo mieli z kim konsultować (dlatego aż do mnie kiedyś trafił... Smile
Na końcu cały czas jest lista pytań/postulatów zawierających listę tego co mogłoby się znaleźć w takim rozporzadzeniu
Wyjaśniam że dyskutowaliśmy problem powiązania dokumentacji elektronicznej z papierową (podnoszony w dokumentach do których linki wkleiłem do załącznika). Otóż jeżeli zgodzimy się że przyporządkowujemy znak akt wynikający z wykazu dla akt papierowych (jeden wykaz akt w urzędzie!) to sprawa jest załatwiona.



rozporzadzenieMNiI_szkic_04.doc
 Description:
Propozycja rozporządzenia MNiI (kierunki)
wersja robocza z dnia 1 września 2005

Download
 Filename:  rozporzadzenieMNiI_szkic_04.doc
 Filesize:  67 KB
 Downloaded:  906 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
dgrot



Joined: 27 Jun 2005
Posts: 1
Location: NDAP

PostPosted: Tue Sep 27, 2005 11:56 am    Post subject: co może Minister Nauki Reply with quote

Będę - w swietle dotychczasowych dyskusji, niekonsekwentny, ale miłe byłoby dla mnie rozporządzenie o postępowaniu z dokumentami elektronicznych, które zawierałoby tylko przepisy specyficzne dla tych form zapisu, korzystając poza tym z grubego odsyłacza do analogicznego aktu, który obowiązuje w odniesieniu do papieru. Będę do tego dążył nie wyrzekając się zdrady, podstępu ani zniesławienia. Wyjątek zrobiłbym tylko dla zasady gromadzenia dokumentów w sprawy, bo jest ona nagannie obca praktyce posługiwania się dokumentacją elektroniczną. Musi być więc natrętnie przypominana.
Idea grubego odsyłacza, częściowo już zrealizowana, wynika z istnienia wielkiego mnóstwa kwestii wspólnych dla papieru i niepapieru. Np. na postawione w dyskusji pytanie, czy wykaz oraz instrukcja kancelaryjna mogą być wspólne, odpowiedź brzmi 3XTAK! Dla postępowania z dokumentacją w zakresie rozporządzenia (tzn. gł. dla kwalifikacji i klasyfikacji) forma zapisu jest uboczna, a najważniejsza pozostaje "treść", tzn. informacja. dg

_________________
Dgrot
Back to top
View user's profile Send private message
pedros



Joined: 29 Jul 2005
Posts: 4

PostPosted: Wed Sep 28, 2005 5:00 pm    Post subject: Reply with quote

Quote:
§4.
Istniejące instrukcje kancelaryjne wydane przed wejściem w życie rozporządzenia należy dostosować do zarządzania dokumentacją elektroniczną.


Mam propozycję aby ten paragraf inaczej sformułować.
Jeśli to ma być akt prawny, to trzeba określić skąd zaczerpnąć przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją elektroniczną.



Quote:
§ 5. 
Do wniosku o zgodę jednorazową na brakowanie dokumentacji elektronicznej dołącza się:
1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia;
2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, którego wzór stanowi:
załącznik nr 2 do rozporządzenia


Pytanie: w jakiej formie mają być wnioski, protokoły i spisy. Papierowej czy elektronicznej (głupie pytanie, ale w tym paragrafie nie można tego wyczytać)



Quote:
§6. 
1. Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego1 po upływie 10 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 3


Skąd wynika skrócenie czasu przechowywania materiałów archiwalnych wytworzonych przez aktotwórcę?
Jak pamiętam Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z dnia 9 października 2002 r.) w § 10 zezwala na przekazanie materiałów archiwalnych później (cezura maksymalna wyznaczona została na 25 lat)
Back to top
View user's profile Send private message
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Fri Sep 30, 2005 12:39 pm    Post subject: po spotkaniu w dniu 28 września Reply with quote

W załączeniu najnowsza wersja propozycji rozporządzenia dotyczącego postępowania z dokumentacją elektroniczną. Nazwa pliku uległa zmianie (nie "rozporzadzenie MNiI... " tylko "postępowanie" - aby nie sugerować że ośmielamy się wtrącać MNiI w kompetencje. To są tylko uzgodnienia robocze na razie i jak wiadomo jak rzecz trafi na papier to wszystko może jeszcze ulec całkowitej zmianie...)
W stosunku do poprzedniej wersji sporo zmieniono.

1. Zedefiniowano nowe pojęcie a mianowicie "dokument elektroniczny rejestrowany" o odróznieniu od wszelkiego "śmiecia" elektronicznego które do urzędów trafia ale nie jest przedmiotem rozporzązenia. Przy okazji definicja ta odpowiada angielskiemu "electronic record" (m.in. z normy ISO15489). (paragraf 1)
2. Zdefiniowano pojęcie metadanych aby było było można wymagać ich zapisywania i przechowywania wraz z dokumentami elektronicznymi. Przy okazji definicja ta odpowiada pierwszej i powszechnie uznanej definicji opisanej w AGLS (Australian Government Locatory Service). (paragraf 1)
3. Dodano że do zarządzania dokumentami elektronicznymi rejestrowanymi wymagany jest system (informatyczny) i jakie są minimalne wymagania dla tekiego systemu. WYmagania te są na tyle ogólne że nie będzie trzeba ich zmieniac wraz ze zmianami technologicznymi. (paragraf 2). Wymagania te są wypadkową wielu dokumentów
4.Dodano obowiązek bezpiecznego przechowywania ustalając jakie minimalne działania należy podjąć. Ustalono obowiązek przenoszenia na nowe nośniki w przypadku zagrożenia fizycznego (nosniki się zużyły) albo technologicznego (zestarzała się technologia). Może to być na tyle kontrowersyjne dla wielu archiwistów że podaję link do tłumaczenia zaleceń Rady Europy dla tego typu dokumentacji:
http://www.archiwa.gov.pl/repository/archiwa/eupolityka.pdf
Rzecz opisana jest w pkt 44-48. W tłumaczeniu nie uwzględniono ważnego pkt 44 więc przy okazji podaję link do pierwowzoru (nie oryginału!) angielskiego:
www.coe.int/T/E/Legal_Affairs/Legal_co-operation/Operation_of_justice/Information_technology/Documents/Expl%20Memo%20Arch_ENG.asp#TopOfPage

5. Odpowiadając na pytania i sugestie Pedrosa:
kwestia dostosowania istniejących instrukcji kancelaryjnych- skąd przepisy: otóż założenie jest takie aby rozporządzenie nie odwoływało się do innych rozporządzeń albo do jak najmniejszej ich ilości. Inaczej grozi to szybkim kompletnym jego ... rozpadem. Wiadomo przecież z ustawy archiwalnej że nie istrukcje kancelaryjne mają być stworzone ale "instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją" (art.6.2) - i tak tez zapisano w rozporządzeniu. Wreszcie przepisy ustaw rozporządzeń do nich obowiązują podmioty wymienione w tych ustawach i nie ma sensu tego powtarzać w rozporządzeniu. Dlatego właśnie wykreślono nawet odniesienia do rozporządzenia dot. struktury dokumentów elektronicznych zaaminiając je na "przepisy odrębne". Także dlatego żeby nie wchodzić bankowcom na odcisk którzy to bankowcy takie przepisy już mają... Myślę że ten problem rozwiążą legislatorzy którzy od tego są i się na tym znają.
kwestia przekazywania po 10 latach: chodzi o to aby przekazac do archiwum państwowego jeszcze w czasie w którym da się toto odczytać w natywnym formacie. Znając praktykę postępowania z papierem mało kto się przejmuje rozporządzeniami ... Ale z papierem zwalonym na kupę po 25 latach można sobie poradzić - z przekazanymi po 25 latach przestarzałymi nośnikami, na których panuje kompletny bałagan zupełnie nie. Ponadto cytowane tu rekomendacje COE mówią o maksymalnym okresie "zycia" informatycznego nośnika danych ... 10 lat (pkt 45). W ten sposób będzie można przekazywać (ci biedni) nosniki bez konieczności przeprowadzenia migracji danych w urzędzie.
kwestia wniosków protokołów spisów: spisy z-o mają być w postaci dokumentu elektronicznego, natomiast wnioski protokoły itd. nie zostały określone na razie specjalnie, aby można było tak i tak... ale nie jest to jeszcze precyzyjnie dopracowane. Będzie wtedy jak się przystąpi do pracy nad samymi załącznikami.



postepowanie_szkic_07.doc
 Description:
postępowanie z dokumentacją elektroniczną projekt roboczy wersja 07

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_07.doc
 Filesize:  55.5 KB
 Downloaded:  1137 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
pedros



Joined: 29 Jul 2005
Posts: 4

PostPosted: Tue Oct 04, 2005 10:44 am    Post subject: Rozporządzenia MK i MNiI Reply with quote

W projekcie roboczmy wersja 07 w § 3. pada pytanie o kompetencje co do wyrażania zgody na brakowanie.
Czy to zapytanie
Quote:
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody (czyjej?)
ma zasugerować, że zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej mogą wyrażać inne jednostki niż archiwa państwowe pełniące nadzór archiwalny i mające prawo wykonywać ocenę ww. dokumentacji?

Dziękuję za wyjaśnienie problemu lifecicling dokumentu u aktotwórcy.
Uzasadnienie jest racjonalne.

W §8 pojawia się propozycja
Quote:
2) przeprowadzania regularnych audytów (co najmniej raz na 2 lata?) informatycznych nośników danych służących do przechowywania dokumentów biorąc pod uwagę nie tylko degradację i fizyczne zużycie nośników ale także ich technologiczne starzenie się
Z tego co pamiętam to np. w administracji szwedzkiej funkcjonują wykazy materiałów piśmiennych, papierniczych i nośników elektornicznych zalecanych do stosowania w administracji publicznej. Może pójść podobną drogą aby wskazać stosowne nośniki, które by spełniały warunki bezpieczeństwa integralności danych.

To tyle po krókiej lekturze.
Pozdrawiam i dalej kibicuję Waszym pracom.
Back to top
View user's profile Send private message
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Tue Oct 04, 2005 11:24 am    Post subject: Re: Rozporządzenia MK i MNiI Reply with quote

pedros wrote:
...że zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej mogą wyrażać inne jednostki niż archiwa państwowe pełniące nadzór archiwalny i mające prawo wykonywać ocenę ww. dokumentacji?


Oczywiście wydaje się jak najbardziej naturalne że powinny takiej zgody udzielać archiwa państwowe. Też jestem tego zdania. I to bez względu na to czy dokumentacja jest "elektroniczna" czy też nie. Znak zapytania wynika stąd, że nie zawsze są one na bieżąco z współczesną technologią (swoja drogą: kto jest?). Pamiętam jeszcze nie tak dawną dyskusję po międzynarodowej konferencji Jerzy Skowronek Dedicata gdzie starałem się przekonać nie tylko polskich archiwistów do tego że rola nośnika cyfrowego dokumentu elektronicznego sprowadza się do roli ... regału na którym tymczasowo przechowuje się akta (prezentacja jest tu: http://archiwa.gov.pl/repository/wz/Papers/schmidt_introduction.ppt )
Otóż w kuluarach zostałem "napadnięty", że oryginał to jest oryginalny nośnik i zawsze tak było... że nie wolno oryginałów wyrzucać, że trzeba trzymać bo nie wiadomo czy kiedyś badacze nie opracują metod.. itd. Nawet dysk twardy mojego laptopa (jeśli tylko zawierałby materiały archiwalne) powinien być wg moich oponentów zachowany. Wręcz, że prezentowane przeze mnie poglądy są niebezpieczne... Wydaje mi się że nie muszę przekonywać uczestników tego forum że ochrona dokumentów elektronicznych poprzez ochronę "oryginalnego" nośnika to bardzo dobra droga do utraty materiałów archiwalnych. Jednak wcale niemałe grono wpływowych osób rozumie te sprawy inaczej.

pedros wrote:
Z tego co pamiętam to np. w administracji szwedzkiej funkcjonują wykazy materiałów piśmiennych, papierniczych i nośników elektornicznych zalecanych do stosowania w administracji publicznej. Może pójść podobną drogą aby wskazać stosowne nośniki, które by spełniały warunki bezpieczeństwa integralności danych.


Co do papieru to takie przepisy mamy i w Polsce (nie pamiętam w tej chwlili gdzie, ale są). Natomiast wykazu nośników dla administracji publicznej sobie w Polsce nie wyobrażam. Może Szwedzi potrafią szybko zmienić takie rozporzadzenie. U nas samo przygotowanie rozporządzenia częstwo trwa tyle że zanim wejdzie w życie ... już będzie nieaktualne, tj. będzie nakazywało stosowanie nienowoczesnych nośników. Ponadto wydaje mi się kwestia integralności danych to nie jest sprawa nośników tylko struktury dokumentów elektronicznych (zob. prezentacja do której odsyłałem).
Ponadto warto zajrzeć na naszym forum tu: http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=19&sid=94a225adb3960a1b3e7937f1c8b3e03c
(tłumaczenie przepisów amerykańskich) i przeczytać tam rozdział §1234.30 Wybór i utrzymanie w należytym stanie informatycznych nośników danych przeznaczonych do zapisu dokumentacji elektronicznej, zwłaszcza pkt (g) (3)

dziękuję za uwagi!

_________________
--
Kazimierz Schmidt


Last edited by kschmidt on Wed Oct 12, 2005 9:03 pm; edited 2 times in total
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
pedros



Joined: 29 Jul 2005
Posts: 4

PostPosted: Tue Oct 04, 2005 12:27 pm    Post subject: Rozporządzenie Reply with quote

Odnośnie wykazu nośników, to ta kwestia u Szwedów zostałą ujęta w tzw. normach. W chwili obecnej nie pamiętam poprawnej nazwy, chyba ISO.

Quote:
Pamiętam jeszcze nie tak dawną dyskusję po międzynarodowej konferencji Jerzy Skowronek Dedicata gdzie starałem się przekonać nie tylko polskich archiwistów do tego że rola nośnika cyfrowego dokumentu elektronicznego sprowadza się do roli ... regału na którym tymczasowo przechowuje się akta

Bardzo podoba mi się to spojrzenie. Podobnie uważam. NIestety w tej konferencji nie mogłem wziąść udziału, jak zresztą w wielu konferencjach dot. podobnych zagadnień. Spowodowane jest to tym, że archiwa państwowe mocno się izolują i nie dopuszczają innych do współpracy. Dlatego chylę czoło temu Forum.

Tyle dygresji. Natomiast słusznie jest zauważone, że nie nośnik determinuje czy dana informacja jest "materiałem archiwalnym". Szkoda, że nasi wielcy zapominają o definicji materiału archiwalnego zawartej w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym. Razz

Pozdrawiam i polecam się moimi głupimi wtrętami.
Back to top
View user's profile Send private message
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Fri Oct 07, 2005 3:24 pm    Post subject: postępowanie z dokuemntacją elektroniczną wersja 08 Reply with quote

W załaczeniu wynik uzgodnień w zespole roboczym po spotkaniu w dniu 6 października.
W stosunku do powieszonej na tym forum wersji 07 ważniejsze zmiany są takie:
1. zamiast "kontrolowanych procedur" zmierzających do brakowania dokumentacji niearchiwalnej są "udokumentowane procedury" - chodziło o to aby nie wskazywać za chwilę kto ma kotrolować owe procedury...

2. Zamiast dodawania do rozporządzenia wzorów załaczników odnoszących się do brakowania i przekazywania materiałów wpisano wprost w tekscie co mają one zawierać. Takie rozwiązanie wynikło z przesłanki że nie jest istotny dokładny wzór jak ma wyglądac spis po wydrukowaniu, tylko co ma on zawierać bo i tak ma on być przekazywany w wersji elektronicznej. Zwłaszcza że będzie on dotyczył dokumentów elektronicznych. Jednak na pewno trzeba w jakiejś formie
zorganizowac przekazanie.
Oczywiście nie można było skorzystać z dotychczasowych doświadczeń "teczkowych" gdyż tworzenie elektro-teczek (to jest zbiorów wszystkich spraw odpowiadających jednej pozycji wykazu akt, wykorzystywanej przez jedną komórkę organizacyjną w jednym roku). Takie agregowanie dokumentów elektronicznych po prostu nie ma sensu.
Objaśnienie dla osób które nie zgadzają się z ostatnim zdaniem: w świecie dokumentów elektronicznych nie spis zdawczo-odbiorczy będzie pełnił rolę pomocy wyszukiwawczej, ale metadane obowiązkowe określone w rozporządzeniu o strukturze zob. temat na tym forum:
http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=71


3. Jednak pozostawiamy do oceny forumowiczów czy spis powinien zawierać zaproponowane w paragrafie 5 dane.

4. Warto zauważyć że zarówno spis zdawczo-odbiorczy jak i informacja o zmianach organizacyjnych w jednostce przekazującej materiały archiwalne maję być przekazywane w wersji elektronicznej. Nie ma natomiast takiego obowiązku dla wniosków o brakowanie i przekazanie materiałów archiwalnych. Czyli wniosek może być na papierze (ale nie musi!) a załaczony do niego spis już tylko w postaci elektronicznej.
Podobnie otwarta pozostaje kwestia spisu dokumentacji niearchiwalnej.

5. Wykreślono zapytanie kto wydaje zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej ponieważ w paragrafie 11 jest "duży" odnośnik do istniejącego rozporządzenia dla papieru. A tam juz napisano kto i jakie zgody wydaje.

6. Zachęcam do wypowiedzenia się na temat paragrafu 8. Wyjaśniam, że konieczność przewidywania w budżecie planów migracji dokumentów ma na celu ich zabezpieczenie właśnie czyli jest jak najbardziej zgodne z duchem ustawy archiwalnej. Ktoś kto decyduje się na unowoczesnianie urzędu musi przewidywać nie tylko wytwarzanie dokumentacji elektronicznej w określony sposób ale także jej PODTRZYMANIE. W przypadku dokumentacji elektronicznej nie ma mowy aby nie było środków na przenoszenie dokumentacji do nowych technologii. Wyjaśniałem to także w poprzednim poście wysłanym w "Pią Wrz 30, 2005 1:39 pm" - odsyłając do rekomendacji Rady Europy.

7. Kolorem czerwonym zaznaczono także paragrafy 9 i 10 ponieważ dla nowych systemów rozporządzenie będzie obowiązywać, ale co z tymi (co prawda jeszcze nielicznymi) wdrożonymi. Trzeba chyba ustawić jakieś vacatio legis bo co ma zrobić taki np Urząd w X który właśnie przygotował i ogłosił przetarg na system? Przecież nie może zmieniać warunków zamówienia. Wydaje się że owe vacatio legis powinno się ustawić na jakieś 2-3 lata bo tyle mniej więcej trwa życie systemu bez większych zmian...
Co jeszcze?



postepowanie_szkic_08.doc
 Description:
postępowanie szkic propozycji rozporządzenia wersja 08

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_08.doc
 Filesize:  61.5 KB
 Downloaded:  888 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
eseliga



Joined: 06 Oct 2005
Posts: 1

PostPosted: Mon Oct 10, 2005 3:02 pm    Post subject: Postępowanie szkic 09 Reply with quote

wersja uzgodniona na spotkaniu 10 pażdziernika 2005r.


postepowanie_szkic_09.doc
 Description:
Postępowanie szkic 09

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_09.doc
 Filesize:  54 KB
 Downloaded:  771 Time(s)


_________________
Edek Seliga
MNiI
Back to top
View user's profile Send private message
Display posts from previous:   
Post new topic   This topic is locked: you cannot edit posts or make replies.    epl.icm.edu.pl Forum Index -> Zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną All times are GMT + 1 Hour
Page 1 of 1

 
Jump to:  
You cannot post new topics in this forum
You cannot reply to topics in this forum
You cannot edit your posts in this forum
You cannot delete your posts in this forum
You cannot vote in polls in this forum
You cannot attach files in this forum
You can download files in this forum


Powered by phpBB © 2001, 2005 phpBB Group