epl.icm.edu.pl Forum Index epl.icm.edu.pl
Forum dyskusyjne o tematach związanych z e-Administracją i digitalizacją
 
 FAQFAQ   SearchSearch   MemberlistMemberlist   UsergroupsUsergroups   RegisterRegister 
 ProfileProfile   Log in to check your private messagesLog in to check your private messages   Log inLog in 

propozycja projektu rozporządzenia dotyczącego postępowania

 
Post new topic   This topic is locked: you cannot edit posts or make replies.    epl.icm.edu.pl Forum Index -> Zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną
View previous topic :: View next topic  
Author Message
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Sun Oct 16, 2005 9:59 pm    Post subject: propozycja projektu rozporządzenia dotyczącego postępowania Reply with quote

W załączeniu propozycja projektu rozporządznia dotyczącego postępowania z dokumentacją elektroniczną. Nie jest to projekt tylko jego propozycja. Pełną władzę w tym zakresie ma Minister Nauki (zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)*.
Jest to dotychczasowy rezultat prac zespołu roboczego MNiI-NDAP przedstawiony do dyskusji. Niniejsza wersja została uzgodniona na spotkaniu 10 pażdziernika 2005.
Historia dojścia do takiej wersji opisana jest w temacie "Rozporządzenia MK i MNiI - jakie? - materiał do dyskusji". Dokument wyłączono do osobnego tematu aby łatwiej było się do niego odnosić.
Warto zwrócić uwagę, że poza zapisami dotyczącymi postępowania zawiera on w paragrafie piewrszym dwie kluczowe definicje: definicję metadanych oraz deficję dokumentu rejestrowanego (odpowiednika angielskiego terminu record). Dzięki wprowadzeniu tych definicji bardziej zrozumiałe staje się propozycja tekstu rozporządzenia dotyczącego struktuty dokumentów elektronicznych, a także tłumaczenie na język polski wielu angielskich tekstów zawierających ten termin.

*przypis dopisany przez administratora forum dnia 27.12.2005: od niedawna jest to Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji



postepowanie_szkic_09.doc
 Description:
zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną, szkic propozycji rozporządzenia w tej sprawie

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_09.doc
 Filesize:  53.5 KB
 Downloaded:  784 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt


Last edited by kschmidt on Tue Dec 27, 2005 11:29 am; edited 1 time in total
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Wed Nov 09, 2005 5:51 pm    Post subject: postępowanie - wersja uwzględnieniu uwag prawników Reply with quote

W załączeniu wersja po uwzględnieniu uwag prawników.

W załączniku kolorem niebieskim oznaczono ważniejsze zmiany w stosunku do wersji postepowanie_szkic_09. Poniższy opis odnosi się do numeracji paragrafów w wersji postepowanie_szkic_11

I tak:
Zmieniono tytuł na taki jak wpisano to w delegacji ustawowej.
W podstawie prawnej dodano cytowania kolejnych zmian do ustawy archiwalnej.
dodano §1 w którym napisano rzecz formalną, ale konieczną w każdym rozporządzeniu: określenie co jest przedmotem i kto jest podmiotem rozporządzenia. Określenie podmiotów rozporządzenia przepisano z ustawy archiwalnej dokładnie tak jak jest to zapisane w art. 5. 1. Określenie przedmiotu przepisano z ustawy dokładnie tak jak to jest w ustawie w art.5 ust. 2b.
Opierając się na tej zmianie wszędzie gdzie trzeba było wymienić podmioty rozporządzenia odwoływano się do §1.
w §2 poprawono składnię ust 1 w taki sposób aby było jasne, że chodzi o stworzenie warunków do zachowywania dokumentów elektronicznych. W poprzedniej wersji było to niejasne.
W tym samym paragrafie w ust. 2 poprawiono składnię wyjaśniającą pojęcie dokumentu elektronicznego rejestrowanego. W poprzedniej wersji było, to niejasne. Po co w ogóle wprowadzono pojęcie dokumentu elektornicznego rejestrowanego będzie w osobnym uzasadnieniu.
W §3 zamieniono określenie "system informatyczny dedykowany do..." na "system informatyczny przeznaczony do..." nie pozostawiając wątpliwości o co chodzi.
Podobnie "dysponenta systemu" zamieniono na "podmiot dysponujący systemem" aby było wiadomo że chodzi o to aby wewnątrz jednej instytucji (tj. organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego itd.) można było odczytać dokumenty stworzone przez nią samą. Nie napisano jednak "użytkownik systemu" ponieważ mogłoby to się kojarzyć z użytkownikiem końcowym (np. referentem w wydziale). Ponadto użytkownik systemu nie oznacza jego dysponenta - np można udostępnić część systemu kontrolerom z nadzworu archiwalnego (albo NIK). Odpowiednia instytucja będzie wtedy użytkownikiem systemu sprawdzającym prawidłowość procedur, ale nie będzie dysponentem tego systemu.
Dodano kolejne wymaganie wobec systemu tj "wspomaganie klasyfikacji i kwalifikacji dokumentów".
w §6 poprawiono odniesienia do jednostek redakcyjnych (było źle ponieważ pomylono punkty z ustępami)
W §7 wpisano dokładne odniesienia do odpowiednich przepisów ustawowych zamiast podawania ogólnikowego określenia "w przepisach odrębnych"
w §8 dodano odniesienie do §9 - w poprzedniej wersji nie było jasne jakie działania należy podjąć aby zapewnić bezpieczne przechowanie materiałów archiwalnych. Meteriałów będących podzbiorem dokumentów elektronicznych rejestrowanych dla których takie działania określono.
w §10 dodano ważną informację kiedy rozporządzenie weszłoby w życie
w §11 wpisano dokładne odniesienie do odpowiedniego przepisu ustawowego zamiast do rozporządzenia z niego wynikającego jak było to poprzednio.



postepowanie_szkic_11.doc
 Description:
zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną, szkic propozycji rozporządzenia w tej sprawie po uwzględnieniu pierwszych uwag prawników

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_11.doc
 Filesize:  64 KB
 Downloaded:  779 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Thu Nov 10, 2005 1:37 pm    Post subject: postępowanie po poprawkach z dnia 10 listopada 2005 Reply with quote

Poprawiona wersja 12 po uzwzględnieniu poprawek po spotkaniu zespołu w dniu 10 listopada 2005. Podobnie jak w wersji 11 kolorem niebieskim zaznaczono zmiany w stosunku do wersji 09. W stosunku do wersji 11 poprawiono składnię, przecinki itp nie zmiieniając sensu tresci.
Najważniejsza zmiany to:
- poprawienie treści paragrafu 2 ust.3 który był niejasny,
- dopisanie delegacji ustawowej do paragrafu 3 pkt 5
- wyraźnie wskazanie że zapewnienie możliwości odczytania metadanych dotyczy każdego z zachowanych dokumentów zamias "wszystkich dokumentów" jak było poprzednio (w paragrafie 3 pkt 3)



postepowanie_szkic_12.doc
 Description:
zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną, szkic propozycji rozporządzenia w tej sprawie po spotkaniu w dniu 10-11-2005

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_12.doc
 Filesize:  65.5 KB
 Downloaded:  705 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
jarwyp



Joined: 14 Mar 2005
Posts: 138
Location: ICM

PostPosted: Mon Nov 14, 2005 10:52 pm    Post subject: Kosmetyczne poprawki Reply with quote


  • $2 pkt. 3 : zrozumienie lub długotrwałe -> zrozumienie oraz długotrwałe
  • $7 pkt 1. 1 : Przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych w postaci dokumentu elektronicznego zapisanego w jednym z formatów określonych na podstawie art.18 pkt 1 lit.a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Format spisu zdawczo-odbiorczego i sposób przekazania spisu dyrektor archiwum państwowego określa w porozumieniu z jednostką przekazującą. - nie jest dobrze. Wymową tego punktu wydaje się możliwość przekazania w postaci doc,odt,txt,pdf,rtf spisu z-o z dowolną strukturą wewnątrz (tabeliki itp) dopóki dane zawierają to co jest opisane wcześniej. Czy nie zależało jakoś mocno wszystkim na określonym formacie ? w szczególności rozpatrywany był znormalizowany CSV.
Back to top
View user's profile Send private message
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Mon Nov 14, 2005 11:19 pm    Post subject: Re: Kosmetyczne poprawki Reply with quote

jarwyp wrote:

    ... nie jest dobrze. Wymową tego punktu wydaje się możliwość przekazania w postaci doc,odt,txt,pdf,rtf spisu z-o z dowolną strukturą wewnątrz (tabeliki itp) dopóki dane zawierają to co jest opisane wcześniej. Czy nie zależało jakoś mocno wszystkim na określonym formacie ? w szczególności rozpatrywany był znormalizowany CSV.

Dziękuję za głos!
Zgadzam się że to może spowodować iż spis będzie zwykłą tabelką w której wszystko wolno... Dostaniemy jakiś doc w którym poszczególne elementy oddzielane są od siebie odpowienią do ilości wierszy ilością twardych znaków końca wiersza. Zgroza. Już śpieszę z wyjasnieniami.
1. prawnicy zwrócili nam uwagę, że po prostu tak należy napisać bo to prawo obowiązuje...
2. mimo wszystko wybór formatu ma nastąpić w uzgodnieniu z dyrektorem archiwum państwowego (ale może to być tylko jeden z tych dozwolonych)
3. warto zauważyć że spis z-o nie będzie miał dla dokumentacji elektronicznej aż takiego znaczenia jak dla dokumentacji tradycyjnej. Otóż dla dokumentacji tradycyjnej jest to jedyne źródło informacji elektronicznej do "zassania" do systemu, dla dokumentacji elektronicznej kluczowe będą metadane dołączone do przekazywanych dokumentów a nie spis z-o, który jest raczej ukłonem w stronę zwyczaju komisyjnego odbierania dokumentacji.
4. Spis z-o dla którego rozpatrywaliśmy znormalizowany CSV dotyczył dokumentacji tradycyjnej w teczkach i niestety to roporządzenie go nie obejmie... a szkoda bo są plany prawnego nakazania przekazywania spisów z-o wydrukowanych w trzech egzemplarzach. I to plany poważne. Ale to już zupełnie inna historia nie na to forum...
Co do "zrozumienie oraz długotrwałe" zamiast "zrozumienie lub długotrwałe" to jest chyba dobrze ponieważ nie wszystkie dokumenty elektroniczne rejestrowane będą podlegały długotrwałemu przechowywaniu. Ale wątpliwość oczywiście przedyskutujemy.

_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Wed Nov 23, 2005 6:15 pm    Post subject: dodane uzasadnienie do propozycji Reply with quote

Pierwsza robocza wersja uzasadnienia do propozycji wprowadzenia zasad postępowania. Załączam też jeszcze raz ostatnią wersję (12) propozycji treści rozporządzenia (żeby było razem)


postepowanie_uzasadnienie_01.doc
 Description:
postepowanie_uzasadnienie_01.doc

Download
 Filename:  postepowanie_uzasadnienie_01.doc
 Filesize:  47.5 KB
 Downloaded:  808 Time(s)


postepowanie_szkic_12.doc
 Description:
postepowanie_szkic_12.doc

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_12.doc
 Filesize:  65.5 KB
 Downloaded:  754 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
jarwyp



Joined: 14 Mar 2005
Posts: 138
Location: ICM

PostPosted: Mon Nov 28, 2005 11:11 am    Post subject: Koszty wprowadzenia regulacji. Reply with quote

Odnośnie Wpływ regulacji na dochody i wydatki budżetu państwa
Nie jestem przekonany. Sam fakt wymogu stosowania e-PL jako standardu metadanych z pewnością wpłynie na koszt zamówienia, bo żaden system nie wspiera tego standardu. Co więcej mało który system wspiera zaproponowany w e-PL sposób obsługi metadanych. Konieczne więc będą kompleksowe zmiany w systemie (na przykład dodanie możliwości przechowywania metadanych e-PL wewnątrz archiwów tworzących dokument OpenDocument. Oczywiście koszty te są znikome w kontekście kosztów całego systemu, ale nie pomijalne (pewnie w kategoriach 10%).
Inną zupełnie kwestią jest, czy dostawca nie weźmie na siebie tych kosztów w związku z dostosowaniem się do potrzeb i podniesienia konkurencyjności produktu - ale to już są domysły.
Back to top
View user's profile Send private message
kwojsyk



Joined: 22 Mar 2005
Posts: 13
Location: UM Częstochowy

PostPosted: Wed Dec 14, 2005 12:48 am    Post subject: Reply with quote

Co do kosztów, to rzeczywiście wystąpią z pewnością i można by było przyjąć z grubsza owe 10% - wszak to tylko szacunki. Proszę jednak zwrócić uwagę, że wprowadzenie do "obrotu" dokumentów elektronicznych ZAMIAST papierowych (nie obok, lecz zamiast - to rzecz kluczowa) obniża inne koszy - i śmiem twierdzić, że spadek kosztów przewyższa wzrost z tytułu zastosowania innej technologii. Odbieram obecnie wypisy z KRS w postaci elektronicznej - naprawdę jest to rozwiązanie nie dające się porównać z przesyłanymi ostemplowanymi kartkami...
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Tue Dec 27, 2005 11:24 am    Post subject: nowa, zmieniona i rozszerzona wersja projektu (szkic_13) Reply with quote

Uwaga! Po licznych konsultacjach okazało się że pozostawienie tzw. "dużego odnośnika" wyrażonego w wersji nazwanej "postepowanie_szkic_12.doc" w §11, jest nie do przyjęcia.
Dla ułatwienia zrozumienia o co chodzi cytuję proponowany paragraf w całości:
"§11. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozporządzeniu do postępowania, ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasad i trybu ich brakowania stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach"

Dlaczego? Otóż takie pozostawianie spraw powodowałoby że trudno byłoby ustalić co się stosuje z tych przepiśów "wydanych na podstawie art.5 ust.2" a co nie. Chodziło tu głownie rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Już pisaliśmy o tym ewentualnym "konflikcie rozporządzeń" w postach na tym forum jak tylko zaczynaliśmy informowanie o pracach:
zob. http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=65
Tak więc likwidujemy ogólne odniesienie do dokumentacji papierowej bo... prawo byłoby niajasne. Najlepszym dowodem nie będzie załączona próba przeniesienia odpowiednich zapisów do tegoż rozporządzenia. Z oczywistych względów ta wersja robocza jest przez to znacznie dłuższa, ale nie zmienia w zasadniczy sposób już wypracowanych wspólnie z przedstawicielami MNiI (a potem MSWiA) propozycji.

Jako że jest mnóstwo nowych zapisów (w stosunku do wersji 12 z 7 listopada 2005) to co nowe oznaczono kolorem niebieskim, to co kontrowersyjne, niedopracowane wymagające uwagi - kolorem czerwonym. To co było w wersji 12 pozostawiono w kolorze czarnym. Ważniejsze uwagi dopisano kursywą bezpośrednio w tekście.
Uwaga! ze względu na bardzo wstępny chcrakter tej wersji w numeracji i odniesieniach do numerów punktów mogą być błędy.

Większy komentarz wyjaśniający wątpliwości wyrażone tu kolorami dopiszę w osobnym poście. Liczymy także na cenne uwagi Forumowiczów. Zwłaszcza że dotąd materia postępowania z dokumentacją opierała się o fizyczne byty.



postepowanie_szkic_13.doc
 Description:
Wersja szkic_13 rozszerzona o odpowiednio zmodyfkowane przepisy funkcjonujące wobec dokumentacji papierowej

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_13.doc
 Filesize:  140 KB
 Downloaded:  942 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Fri Dec 30, 2005 3:44 pm    Post subject: wersja 14 z dnia 30 grudnia 2005 Reply with quote

W załączeniu wersja 14 szkicu rozporządzenia, po poprawkach z 30 grudnia 2005. W związku, że zmiany tekstu w stosunku od wersji 12 są już bardzo duże zrezygnowano z oznaczania kolorem niebieskim istotniejszych różnic.
Pozostawiono oznaczenie kolorem czerwonym wyłapanych wstępnych niejasności do dyskusji, oraz napisanych zieloną kursywą komentarzy.

Zmiany w stosunku do wersji 13 są niewielkie i polegające na upraszczaniu zapisów a nie zmianie ich znaczenia. Na przykład w wielu miejscach jest zamiast "zachowywania dokumentów" jest "przechowywanie dokumentów". W miejscach gdzie to jest jasne zamiast "dokument elektroniczny ewidencjonowany" jest po prostu dokument itd. Jednak takich kosmetycznych zmian upraszczajęcych było ich sporo i dlatego nie są zaznaczone.
W ten sposób udało się wypracować w miarę czysty tekst który na spokojnie można teraz będzie (z dystansem) przeczytać.

Uprzejmie proszę o zwrócenie uwagi na pozostawioną definicję metadanych. Pojawiły się bowiem głosy, że nie trzeba definiować tego terminu skoro się go już w prawie używa tj. w rozporządzeniu w dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. z dnia 2 maja 2001 r.) i jeszcze dwóch innych rozporzadzeniach MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO I BUDOWNICTWA z 2001 roku. Jednak tam nie ma definicji metadanych a jak widać z proponowanej tresci tego rozporządzenia (i prawdopodobnie wielu przyszłych innych) bez tego słowa sie nie obejdzie.



postepowanie_szkic_14.doc
 Description:
wersja 14 z 30 grudnia 2005, szkicu rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją elektroniczną

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_14.doc
 Filesize:  147.5 KB
 Downloaded:  903 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Mon Jan 02, 2006 2:17 pm    Post subject: projekt roboczy wersja 15 Reply with quote

W wersji propozycji 15 w stosunku do ogłoszonej 30 grudnia wersji 14 wprowadzono zmiany polegające przede wszystkim na:
- uporzadkowaniu kolejności paragrafów (na przykład dawny §22 jest teraz w §5 ust.3) a co za tym idzie uporządkowaniu odnośników).
- zmianie w definicji metadanych polagającej na tym, że metadane nie odnoszą się do "tresci dokumentu" tylko do "dokumentu". Zmiana została wprowadzona ponieważ format dokumentu, jego rozmiar w kilobajtach, data zapisu, to są metadane tzw. techniczne które odnoszą się do dokumentu, a nie do jego treści. Natomiast tytuł, twórca, adresat, data stworzenia to są metadane które odnoszą się do treści dokumentu.
Jednak jedne i drugie odnoszą się do dokumentu jako takiego. Stąd proponowana zmiana.
- dodaniu załącznika wyjaśniającego sposób oznaczania kategorii archiwalnych.

Kolorem czerwonym zaznaczono istotniejsze niejasności zauważone podczas dyskusji. Kolorem niebieskim istotniejsze zmiany w stosunku do wersji szkic_14.
W zdecydowanej większości wprowadzone zmiany to zmiany kosmetyczne nie zmieniające sensu w stosunku do wersji szkic_14 (wyjątek: definicja metadanych).



postepowanie_szkic_15.doc
 Description:
postępowanie szkic rozporządzenia - wersja robocza z dnia 2 stycznia 2006

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_15.doc
 Filesize:  152 KB
 Downloaded:  942 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Tue Jan 03, 2006 6:15 pm    Post subject: postępowanie wersja 17 - do przekazania dalej Reply with quote

Ważniejsze zmiany w stosunku do ogłoszonej wersji 15:
- poprawienie numeracji w całym dokumencie
- dodany odnośnik czym kieruje MSWiA
- dodany pkt 3 do §3 - zmiana merytoryczna polegająca na tym że daje się archiwum państwowemu możliwość poprawienia kwalifikacji materiałów na archiwalną w szczególnie uzasadnionych przypadkach
- §7 - zmiany stylistyczne - we wstępnym zdaniu: zamiast "systemu który zapewnia" jest "systemu który" i dalej konsekwentnie zmiany w całym paragrafie co powoduje uproszczenie bez zmian merytorycznych
- zmiana w pkt 1 §9 - zmiana merytoryczna wprowadzająca warunek że wolno brakować materiały niearchiwalne tylko wtedy gdy nie są już potrzebne (wazne bo jak sąd np prowdzi postępowanie to nie wolno tego wyrzucić choćby wynikało to z wykazu akt)
usunięcie wyrazu "również" z §17 - zmiana merytoryczna - pozostawienie wyrazu "również" spowodowałoby, że te same materiały archiwalne mogłyby być w dwóch miejscach naraz. Wynika to z natury dokumentu elektronicznego, ale czy byłoby prawnie "w porządku"?
UWAGA! Napisanie że materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego a kopie do tzw. sukcesora spowodowałoby dość dziwne konsekwencje prawne: otóż posiadający te same (nie takie same) dokumenty elektroniczne sukcesor miałby kopie, a to mogłoby być mylnie odczytane, że archiwum ma ... oryginały. A to nieprawda gdyż miałoby takie same ... kopie.

W związku z tym że nie było więcej uwag, wersja 17 postępowania jest na tyle "wykończona" że zespół roboczy ma zamiar ją przekazać na papierze do dalszego procedowania w MSWiA. Potem scenariusz będzie zapewne taki:
- po dokonaniu wewnętrznych poprawek w MSWiA materiał zostanie przekazany (na papierze niestety) do NDAP, bo taki jest nakaz ustawowy.
- potem NDAP (na papierze) prześle swoje uwagi do MSWiA
- potem MSWiA (uzwględniając uwagi NDAP lub nie) przesle dokumet do kunsultacji społecznych i uzgodnień międzyresortowych.
- "po drodze" jest jeszcze oczywiście Rada Informatyzacji tylko nie wiem w którym momencie

Mam nadzieję że konsultacje społeczne przebiegną w miarę gładko ze względu na istnienie tego forum, które pokazuje pracę, przemyślenia i dochodzenie do kompromisu w pracach zespołu roboczego.

W związku z tym że to forum jest miejscem dla materiałów roboczych i nie może być traktowane jako oficjalne Sad nie bardzo mogę obiecać forumowiczom że ww. dalsze prace będą tu śledzone.

W załączeniu także szkic uzasadnienia do tego projektu.



postepowanie_szkic_17.doc
 Description:
postępowanie szkic wersja 17
(do przekazania dalej)

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_17.doc
 Filesize:  191 KB
 Downloaded:  931 Time(s)


postepowanie_uzasadnienie_02.doc
 Description:
uzasadnienie do postępowania - projekt wersja_02

Download
 Filename:  postepowanie_uzasadnienie_02.doc
 Filesize:  49.5 KB
 Downloaded:  878 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
pemi



Joined: 18 Jan 2006
Posts: 12

PostPosted: Sat Feb 04, 2006 12:19 pm    Post subject: Reply with quote

Witam,
Czy jest już dostępna nowsza wersja rozporządzenia ?
Jeżeli nie to chciałbym zgłosić kilka kosmetycznych uwag do wersji 17 Smile

Pytanie/uwaga 1.
Jak uważacie który z poniższych systemów będzie zgodny z rozporządzeniem:

a) System który treść metadanych przechowuje/obrabia w ustrukturalizowanej formie umożliwiającej wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie nimi? Ale trzyma te dane nie w XML’u ale w relacyjnej bazie SQL’owej. Oczywiście na każdą żądanie jest w stanie wypluć dokument razem z metadanymi zgodny ze wszystkimi rozporządzeniami.

b) System który treść metadanych przechowuje/obrabia w ustrukturalizowanej formie umożliwiającej wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie nimi? Trzyma te dane w postaci XML’a ze struktura zgodną ze schematem opisanym w tworzonych rozporządzeniach. Oczywiście też jest w stanie wypluć dokument razem z metadanymi zgodny ze wszystkimi rozporządzeniami.

Pytanie jest bardzo ważne bo wpływa w drastyczny sposób na producentów oprogramowania i warto byłoby nie pozostawiać w tej kwestii pola na różne interpretacje. Czyli w skrócie, czy system obiegu dokumentów (bo przecież to on będzie produkował te dokumenty) musi tworzyć/przetwarzać/zapisywać wszystkie dokumenty w postaci o XML’a czy wystarczy że potrafi takie dokumenty wyeksportować na żądanie ?

Pytanie pierwsze pojawiło się ponieważ w rozporządzeniu w paragrafie 7 punkt 9 jest mowa że system „zachowuje” a nie „przetwarza”. Może warto byłoby dopisać jedno zdanie do paragrafu 2 . Metadane powinny być zgodny ze strukturą opisana w rozpo ... wtedy nie powinno być wątpliwości z interpretacją .........

Pytanie/uwaga 2.
W paragrafie 7 punkt 6 jest zdanie „ identyfikuje użytkowników i dokonywane przez nich zmiany”. Zapis ten jest ogólny i może prowadzić do różnych interpretacji. Np
a) interpretacja 1 – System musi rejestrować kto, na jakim dokumencie, w którym miejscu dokumentu, jaka nową treść wprowadził
b) interpretacja 2 – System musi identyfikować ale nigdzie nie zapisuje czyli po 2 godzinach od zdarzenia nie wiemy kto, na jakim dokumencie, w którym miejscu dokumentu, jaka nową treść wprowadził
c) interpretacja 3 – System musi rejestrować kto, na jakim dokumencie, w którym miejscu dokumentu, ale nie zapisuje treści/zakresu wprowadzonej zmiany
d) interpretacja 4 – System musi rejestrować kto i na jakim dokumencie dokonał zmian
e) + wiele innych możliwości

Jeżeli mówimy o dokumencie elektronicznym ewidencjonowanym to rozumiem przez to dokument podpisany elektronicznie? czy w świecie papierowym są dokumenty które się ewidencjonuje a które nie są podpisane przez nikogo ?

Pytanie/uwaga 3.
Czy przewiduje się sytuacje w której system informatyczny urzędu zamiast zapisywać dane archiwalne na elektronicznym nośniku, przesyła je bezpośrednio do centralnego systemu archiwów Państwowych (za pomocą teletransmisji) ?
W paragrafie 7 punkt 13 oraz paragrafie 19 jest opis w jaki sposób system informatyczny wspiera przekazywanie danych do archiwum. Jeżeli przewidujemy taką sytuację (teletransmisje) może warto byłoby dodać zdanie o teletransmisji ?
Np. w paragrfie 7 punkt 13 podpunkt d)
„Opcjonalnie przesyła bezpośrednio do systemu teleinformatycznego Archiwów Państwowych z zachowaniem zasad opisanych w rozporządzeniu „w sprawie przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych”.
Lub
„Opcjonalnie przesyła bezpośrednio do systemu teleinformatycznego Archiwów Państwowych z zachowaniem zasad opisanych w rozporządzeniu w sprawie minimalnych wymagań do systemów teleinformatycznych.”

Co prawda w punkcie 20 jest zapis mówiący o teletransmisji ale wydaje się że to trochę mało

Pozdrawiam
Mirosław Januszewski
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail Visit poster's website
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Sun Feb 05, 2006 10:11 pm    Post subject: trzy pytania - trzy odpowiedzi Reply with quote

pemi wrote:
Pytanie/uwaga 1.
Jak uważacie który z poniższych systemów będzie zgodny z rozporządzeniem (...)system [który] trzyma te dane nie w XML’u ale w relacyjnej bazie SQL’owej [czy system który] Trzyma te dane w postaci XML’a ze struktura zgodną ze schematem opisanym w tworzonych rozporządzeniach

Uważam, że nie ma to żadnego znaczenia jak ktoś sobie "w środku" technicznie rozwiąże problem. Ważne jest jak się będzie porozumiewał na zewnątrz. Ponadto narzucenie konkretnego rozwiązania technologicznego "w środku" spowodowałoby ograniczenie konkurencji na rynku.

pemi wrote:
Pytanie/uwaga 2.
W paragrafie 7 punkt 6 jest zdanie „ identyfikuje użytkowników i dokonywane przez nich zmiany”. Zapis ten jest ogólny i może prowadzić do różnych interpretacji.

Racja! W opracowywanej kolejnej wersji (mam nadzieję, że zdążymy) jest propozycja:
6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych

pemi wrote:
Jeżeli mówimy o dokumencie elektronicznym ewidencjonowanym to rozumiem przez to dokument podpisany elektronicznie?

Nie, nie rozumiemy tego przed dokument podpisany elektronicznie. Mogą być dokumenty niepodpisane elektronicznie i sokumentujące przebieg załatwianie spraw. Podpis elektroniczny nie jest i nie musi być jedynym sposobem zapewnienia wiarygodności przesyłanych elektronicznie dokumentów. Objęcie "bezpiecznym" intranetem instytucji rządu JKM w Wielkiej Brytanii powoduje że urząd przesyła tam mejla (nie podpisanego elektronicznie) do drugiego urzędu i nie musi być żadnego papieru aby ten drugi zmusić do działania. O ile taniej...

pemi wrote:
Pytanie/uwaga 3.
Czy przewiduje się sytuacje w której system informatyczny urzędu zamiast zapisywać dane archiwalne na elektronicznym nośniku, przesyła je bezpośrednio do centralnego systemu archiwów Państwowych (za pomocą teletransmisji) ?

Popieram z całego serca pomysł tylko:
1. nie mam pewności czy po prostu wolno to zapisać (nie wiem czy nie będzie to przekroczenie upoważnienia ustawowego). Boję się że teletransmisja z §20 też "wyleci". Co na to prawnicy? Wesprzecie ten pomysł?
2. nie bardzo wiadomo jak miałoby się to odbywać w praktyce (bo nie ma jeszcze archiwum zdolnego przyjąć takową "paczkę"). Nośnik zaś może chwilę poczekać (zwłaszcza przenośny i przeznaczony do przechowywania w temperaturze pokojowej).
zob. http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?p=306&highlight=#306

_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
Display posts from previous:   
Post new topic   This topic is locked: you cannot edit posts or make replies.    epl.icm.edu.pl Forum Index -> Zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną All times are GMT + 1 Hour
Page 1 of 1

 
Jump to:  
You cannot post new topics in this forum
You cannot reply to topics in this forum
You cannot edit your posts in this forum
You cannot delete your posts in this forum
You cannot vote in polls in this forum
You cannot attach files in this forum
You can download files in this forum


Powered by phpBB © 2001, 2005 phpBB Group