epl.icm.edu.pl Forum Index epl.icm.edu.pl
Forum dyskusyjne o tematach związanych z e-Administracją i digitalizacją
 
 FAQFAQ   SearchSearch   MemberlistMemberlist   UsergroupsUsergroups   RegisterRegister 
 ProfileProfile   Log in to check your private messagesLog in to check your private messages   Log inLog in 

Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) w testach

 
Post new topic   Reply to topic    epl.icm.edu.pl Forum Index -> Przekazywanie dokumentów do archiwów państwowych
View previous topic :: View next topic  
Author Message
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Fri Dec 22, 2006 1:23 pm    Post subject: Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) w testach Reply with quote

Właśnie został odebrany prototyp systemu informatycznego do zarządzania archiwalnymi dokumentami elektronicznymi wytworzonymi przez administrację publiczną.
zob. https://ade.ap.gov.pl/ndap/
Prototyp został zrealizowany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową na podstawie decyzji 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki i na zlecenie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
W testach prototypu brały (i jeszcze biorą) udział trzy urzędy:
- Urząd Miasta w Chorzowie,
- Urząd Miasta w Częstochowie,
- Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.
Wszystkie te podmioty stosują do załatwiania spraw systemy informatyczne przeznaczone do wspomagania obiegu dokumentów elektronicznych. Za pomocą tych systemów (odpowiednio dostosowanych) przygotowano eksporty danych testowych w układzie zgodnym z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519.
UWAGA! w dostępnym pod ww. adresem, pod którym można zobaczyć jak uporządkowane są dane (a raczej metadane) znajdują się materiały TESTOWE. Testowaliśmy system na prawdziwych danych z urzędów, ale w związku z tym, że chcieliśmy uzyskać tak bardzo potrzebne doświadczenie, dane nie zawsze są kompletne (brakuje dokumentów w sprawach), mają niekiedy celowo zrobione "testowe" dopiski (np. w części dokumentów przesłanych z NDAP w formacie html celowo znajduje się dopisany na końcu ciąg polskich znaków "łóśćżąśćół"), a nawet niekiedy są celowo niepoprawne merytorycznie, itd. Nie należy więc wyciągać wniosków z treści dokumentów ponieważ dotąd oficjalnymi miejscami ich przechowywania są ... papierowe teczki aktowe.
Chodzi o ocenę możliwości systemu i jakości przygotowanych metadanych, a nie o ocenę treści dokumentów. Mamy jednak nadzieję, że umieszczone w systemie dane testowe (a będzie ich jeszcze więcej) pozwolą na zapoznanie się z możliwościami jakie niesie za sobą Rozporządzenie MSWiA porządkujące metadane dla dokumentów elektronicznych przesyłanych do archiwów państwowych.
Bez względu na to że dla jednych jest ono zbyt restrykcyjne:
(np. jak może minister od informatyzacji narzucać strukturę dla "naszych wyjątkowych" dokumentów, to nam nie pozwoli pracować...)
a dla innych zbyt ogólne:
(np. dając takie ogólne wymagania nie da się potem walidować poprawności struktury metadanych a co za tym idzie realizować tak pożądanej interoperacyjności)
z całą pewnością można powiedzieć że "możliwości wyszukiwawcze w takim elektronicznym archiwum są ZASADNICZO WIĘKSZE niż w archiwum papierowym. A porównanie do dokumentacji przekazanej na papierze i jeszcze nieopracowanej to już przepaść...
Podam tu tylko jeden, nie zawsze przez wszystkich dostrzegany, argument za informatyzacją: już w trakcie pierwszych testów systemu niektórzy użytkownicy mając taką możliwość oczywiście zaczęli zaglądać do treści dokumentów i szukać co też takiego akceptował Dyrektor co robił niżej podpisany itd. A to tylko świadczy o tym, że gdy pojawią się w systemie materiały archiwalne to będzie to po prostu pożądane narzędzie nie tylko dla historyków.

Nie załączam instrukcji wyszukiwania (bo będzie dostępna on-line) ani wykazu uwag jakie samym uczestniczącym w teście pomiotom się już nasunęły. Pozostawiam więc forumowiczom ocenę intuicyjności interfejsu a także czekam (czekamy) na pytania. Odebranie prototypu gotowego do eksploatacji to dopiero początek drogi.
Na koniec warto dodać, że ww. przeze mnie Rozporządzenie MSWiA wchodzi w życie 6 miesięcy od ogłoszenia. Nie znaczy to że w maju 2007 od razu coś trafi do systemu drogą przewidzianą w przepisach prawa... ale może.

W załączeniu malutka paczka archiwalna zawierająca tylko kilka spraw jednego wydziału. Można pobrać i się przyjrzeć strukturze i paczki i spisu.
Niestety większe paczki nie mieszczą się na forum. Postaram się aby niedługo były do pobrania ze strony NDAP.

niniejsze ogłoszenie ukazało się także na forum ifar.lublin.ap.gov.pl



000001005_COIA_Spis.xml
 Description:
do pobrania: spis zdawczo-odbiorczy do paczki archiwalnej NDAP_COIA

Download
 Filename:  000001005_COIA_Spis.xml
 Filesize:  4.02 KB
 Downloaded:  1290 Time(s)


000001005_COIA.tar
 Description:
do pobrania: paczka archiwalna NDAP_COIA w postaci w jakiej została zaimportowana do systemu - uwaga! 3MB

Download
 Filename:  000001005_COIA.tar
 Filesize:  2.97 MB
 Downloaded:  1539 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
Display posts from previous:   
Post new topic   Reply to topic    epl.icm.edu.pl Forum Index -> Przekazywanie dokumentów do archiwów państwowych All times are GMT + 1 Hour
Page 1 of 1

 
Jump to:  
You cannot post new topics in this forum
You cannot reply to topics in this forum
You cannot edit your posts in this forum
You cannot delete your posts in this forum
You cannot vote in polls in this forum
You cannot attach files in this forum
You can download files in this forum


Powered by phpBB © 2001, 2005 phpBB Group