kschmidt Site Admin
Joined: 20 Mar 2005 Posts: 153 Location: NDAP
|
Posted: Fri Dec 22, 2006 1:23 pm Post subject: Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) w testach |
|
|
Właśnie został odebrany prototyp systemu informatycznego do zarządzania archiwalnymi dokumentami elektronicznymi wytworzonymi przez administrację publiczną.
zob. https://ade.ap.gov.pl/ndap/
Prototyp został zrealizowany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową na podstawie decyzji 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki i na zlecenie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
W testach prototypu brały (i jeszcze biorą) udział trzy urzędy:
- Urząd Miasta w Chorzowie,
- Urząd Miasta w Częstochowie,
- Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.
Wszystkie te podmioty stosują do załatwiania spraw systemy informatyczne przeznaczone do wspomagania obiegu dokumentów elektronicznych. Za pomocą tych systemów (odpowiednio dostosowanych) przygotowano eksporty danych testowych w układzie zgodnym z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519.
UWAGA! w dostępnym pod ww. adresem, pod którym można zobaczyć jak uporządkowane są dane (a raczej metadane) znajdują się materiały TESTOWE. Testowaliśmy system na prawdziwych danych z urzędów, ale w związku z tym, że chcieliśmy uzyskać tak bardzo potrzebne doświadczenie, dane nie zawsze są kompletne (brakuje dokumentów w sprawach), mają niekiedy celowo zrobione "testowe" dopiski (np. w części dokumentów przesłanych z NDAP w formacie html celowo znajduje się dopisany na końcu ciąg polskich znaków "łóśćżąśćół"), a nawet niekiedy są celowo niepoprawne merytorycznie, itd. Nie należy więc wyciągać wniosków z treści dokumentów ponieważ dotąd oficjalnymi miejscami ich przechowywania są ... papierowe teczki aktowe.
Chodzi o ocenę możliwości systemu i jakości przygotowanych metadanych, a nie o ocenę treści dokumentów. Mamy jednak nadzieję, że umieszczone w systemie dane testowe (a będzie ich jeszcze więcej) pozwolą na zapoznanie się z możliwościami jakie niesie za sobą Rozporządzenie MSWiA porządkujące metadane dla dokumentów elektronicznych przesyłanych do archiwów państwowych.
Bez względu na to że dla jednych jest ono zbyt restrykcyjne:
(np. jak może minister od informatyzacji narzucać strukturę dla "naszych wyjątkowych" dokumentów, to nam nie pozwoli pracować...)
a dla innych zbyt ogólne:
(np. dając takie ogólne wymagania nie da się potem walidować poprawności struktury metadanych a co za tym idzie realizować tak pożądanej interoperacyjności)
z całą pewnością można powiedzieć że "możliwości wyszukiwawcze w takim elektronicznym archiwum są ZASADNICZO WIĘKSZE niż w archiwum papierowym. A porównanie do dokumentacji przekazanej na papierze i jeszcze nieopracowanej to już przepaść...
Podam tu tylko jeden, nie zawsze przez wszystkich dostrzegany, argument za informatyzacją: już w trakcie pierwszych testów systemu niektórzy użytkownicy mając taką możliwość oczywiście zaczęli zaglądać do treści dokumentów i szukać co też takiego akceptował Dyrektor co robił niżej podpisany itd. A to tylko świadczy o tym, że gdy pojawią się w systemie materiały archiwalne to będzie to po prostu pożądane narzędzie nie tylko dla historyków.
Nie załączam instrukcji wyszukiwania (bo będzie dostępna on-line) ani wykazu uwag jakie samym uczestniczącym w teście pomiotom się już nasunęły. Pozostawiam więc forumowiczom ocenę intuicyjności interfejsu a także czekam (czekamy) na pytania. Odebranie prototypu gotowego do eksploatacji to dopiero początek drogi.
Na koniec warto dodać, że ww. przeze mnie Rozporządzenie MSWiA wchodzi w życie 6 miesięcy od ogłoszenia. Nie znaczy to że w maju 2007 od razu coś trafi do systemu drogą przewidzianą w przepisach prawa... ale może.
W załączeniu malutka paczka archiwalna zawierająca tylko kilka spraw jednego wydziału. Można pobrać i się przyjrzeć strukturze i paczki i spisu.
Niestety większe paczki nie mieszczą się na forum. Postaram się aby niedługo były do pobrania ze strony NDAP.
niniejsze ogłoszenie ukazało się także na forum ifar.lublin.ap.gov.pl
Description: |
do pobrania: spis zdawczo-odbiorczy do paczki archiwalnej NDAP_COIA |
|
 Download |
Filename: |
000001005_COIA_Spis.xml |
Filesize: |
4.02 KB |
Downloaded: |
3598 Time(s) |
Description: |
do pobrania: paczka archiwalna NDAP_COIA w postaci w jakiej została zaimportowana do systemu - uwaga! 3MB |
|
 Download |
Filename: |
000001005_COIA.tar |
Filesize: |
2.97 MB |
Downloaded: |
4116 Time(s) |
_________________ --
Kazimierz Schmidt |
|