epl.icm.edu.pl Forum Index epl.icm.edu.pl
Forum dyskusyjne o tematach związanych z e-Administracją i digitalizacją
 
 FAQFAQ   SearchSearch   MemberlistMemberlist   UsergroupsUsergroups   RegisterRegister 
 ProfileProfile   Log in to check your private messagesLog in to check your private messages   Log inLog in 

propozycja projektu dot. postępowania (od wersji szkic_19)

 
Post new topic   This topic is locked: you cannot edit posts or make replies.    epl.icm.edu.pl Forum Index -> Zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną
View previous topic :: View next topic  
Author Message
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Mon Feb 13, 2006 10:30 pm    Post subject: propozycja projektu dot. postępowania (od wersji szkic_19) Reply with quote

W załączeniu szkic rozporządzenia przygotowany przez grupę roboczą wersja projektu szkic_19. Mamy nadzieję, że w tej wersji projekt zostanie przekazany do konsultacji już formalnie - w wersji papierowej.
Załaczam także poprawioną propozycję tekstu uzasadnienia do projektu.

W stosunku do wersji 17 uzwględniono część uwag nadesłanych przez archiwa państwowe (nadesłano pocztą elektroniczną 11 odpowiedzi) i przekazanych grupie roboczej przez dep. prawny MSWiA.

Nie uwzględniono powtarzającego się zarzutu o użycie terminu "agregowanie dokumentów" rozmumianego jako "przyporządkowanie do grupy dokumenów". Na pewno termin "łączenie dokumentów" nie jest tu odpowiedni. Można się zastanowić czy nie użyć bliskiego terminu "grupowanie" lub "przyporządkowanie". Jednak bez odpowiednich zmian w rozporzędzeniu dotyczącym struktury (występuje tam termin "agregacja") taka zmiana prowadziłąby do braku spójności językowej.

Ważniejsze zmiany w stosunku do ogłoszonej na tym forum wersji szkic_17 (bez zmian poprawiających brzmienie):
usunięto §2 w brzmieniu:
„Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o metadanych rozumie się przez to zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym ustrukturalizowanych informacji opisujących ten dokument lub umożliwiających wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie nim”
Powodem usunięcia jest: podanie definicji metadanych w rozporządzeniu dotyczącym struktury dokumentów elektronicznych (art.5 ust. 2a ustawy). Powtórzenie tej definicji nie ma już sensu.
W związku z tym numeracja następnych paragrafów uległa zmianie. Kolejne odniesienia dotyczą numeracji paragrafów z wersji szkic_19, w wersji szkic_17 każdy odpowiadające paragrafy były o nr większe.

§2 ust.3 – poprawiono brzmienie punktu – niejasne było co oznaczają „szczególnie uzasadnione przypadki” umożliwiające przekwalifikowanie do materiałów archiwalnych. Teraz jest już wiadomo że można to zrobić dla takiej dokumentacji która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej

§4 ust.1 – dodano wymaganie zabezpieczenia dokumentów elektronicznych nie tylko przed nieuprawnioną zmianą treści, ale także i formy.

§4 ust.3 pkt 3 – zamieniono termin „migracja dokumentów” na „przeniesienie dokumentów” (na nowe nformatyczne nośniki danych). „Migracja” była niezrozumiałym terminem dla wielu respondentów (archiwa państwowe, prawnicy).

§6 pkt 3 – poprawiono brzmienie usuwając niejasne i niezdefiniowane pojęcie administratora systemu

§6 pkt 6 – dodano że system informatyczny ma nie tylko identyfikować użytkowników i dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych, ale także te zmiany dokumentować (czyli zapisywać historię zmian). Nie było to jasne w poprzednim brzmieniu.

§6 pkt 11 – dodano, że system ma wspomagać nie tylko klasyfikację i kwalifikację dokumentów na postawie wykazu akt, ale także ich agregowanie w sprawy. Dotąd nie było to oczywiste. Wymaganie gromadzenia dokumentów w sposób pokazujący przebieg procesu załatwiania spraw zapisane jest w art. 6 ustawy archiwalnej.

§6 pkt 13 – dodano podpunkt „d” a w nim dodatkowe wymaganie wobec systemu informatycznego polegające na oznaczaniu dokumentów przekazanych do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych. To wymaganie umożliwi odróżnienie dokumentów elektronicznych już przekazanych od tych nieprzekazanych i jednocześnie zakończy dyskusję na temat czy istnieje obowiązek usunięcia z systemu dokumentów przekazanych do archiwów państwowych. Jednocześnie zabezpieczy przed przekazywaniem do archiwów wielokrotnie tych samych dokumentów.

§6 pkt 14 – zamieniono termin „migracja dokumentów” na „przeniesienie dokumentów a także „eksport dokumentów” na „sporządzenie, identycznych z dokumentami źródłowymi, kopii. Termin „eksport” był niejasny. Zespół roboczy uznał, że nie można zapisać wprost „kopiowanie dokumentów” gdyż to wskazywałoby na istnienie oryginałów dokumentów a także na to, że kopie mogą nie być z nimi identyczne.

w §9 objaśniono co zawiera zgoda generalna

§13 – dodano dodatkowy element spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia: „uwagi”

§17 ust.4 dodano dodatkowy element spisu zdawczo-odbiorczego: „uwagi”

§20 – zmieniono treść na: „Materiały archiwalne agregowane inaczej niż w akta spraw przekazuje się w sposób uzgodniony, z dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych”.
W ten sposób pozostawia się (podobnie jak w§17 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych) możliwość przekazania materiałów, które nie są przyporządkowywane do spraw - w inny sposób nieokreślony w rozporządzeniu. Zapis w brzmieniu dotychczasowym nie był jasny. Niektórych dokumentów elektronicznych nie łączy się w sprawy i dlatego (być może) zapis o przekazywaniu w sposób inny niź w rozporządzeniu należy poszerzyć o postępowanie inne niż w rozporzadzeniu? Jednak z "papierami" było jest podobnie.



postepowanie_uzasadnienie_03.doc
 Description:
propozycja tekstu uzasadnienia do projektu

Download
 Filename:  postepowanie_uzasadnienie_03.doc
 Filesize:  48 KB
 Downloaded:  1627 Time(s)


postepowanie_szkic_19.doc
 Description:
rozporządzenie postępowanie szkic_19
do przekazania do konsultacji

Download
 Filename:  postepowanie_szkic_19.doc
 Filesize:  170.5 KB
 Downloaded:  1666 Time(s)


_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
pemi



Joined: 18 Jan 2006
Posts: 12

PostPosted: Mon Apr 24, 2006 10:55 pm    Post subject: Reply with quote

Witam,
czy jest juz nowsza wersja tego rozporzadzenia ? (co sie z nim teraz dzieje?) pytam poniewaz jest to jedno z najwazniejszym rozporzadzen a jakos sie ostatnio o nim cicho zrobilo ------ boje sie zeby nie bylo z nim tak jak z ....... "lub czasopisma"

_________________
Z poważaniem
Mirosław Januszewski
Stowarzyszenie PEMI
http://www.podpiselektroniczny.pl/
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail Visit poster's website
kschmidt
Site Admin


Joined: 20 Mar 2005
Posts: 153
Location: NDAP

PostPosted: Mon Apr 24, 2006 11:57 pm    Post subject: gdzie jest rozporządzenie? Reply with quote

W wersji "postepowanie_szkic_19.doc" tekst trafił do konsultacji wewnątrzresortowych MSWiA. Własnie się skończyły.
Jest sporo uwag jednak po pierwszej lekturze uznałbym je za kosmetyczne, a nie tak zasadnicze jak na tym forum opisywane uwagi RI do minimalnych wymagań struktury dokumentów elektronicznych. Niektóre z nich są na pewno cenne. Może to kwestia świeżości spojrzenia. Nie wszyscy zaglądają wszak na forum, a jak wiadomo z kartki lepiej sie czyta Smile
Intencja niektóych zapisów nie została zrozumiana.
Np. wyrażane są obawy czy archiwa zakładowe będą miały "zapewniony aparat informatyczny" żeby mogły odczytać dane. (por. §7 projektu).
"Nieśmiertelne" sa już zarzuty o "metadane" i o "agregację"...
Dla niektóych niejasne jest "„zniszczenie w sposób właściwy dla danej technologii zapisu” choć wydawało się nam to oczywiste. Innym nie podobają się "dokumenty ewidencjonowane". Jeszcze innym brakuje wymogów jakie powinny spełniać pomieszczenia, w których przechowywana będzie dokumentacja elektroniczna.
Są uwagi dotyczące potwierdzania niektórych czynności "na piśmie" (przekazywanie materiałów archiwalnych).
Najbardziej "lezymy" jednak ze względu na brak rozporządzenia dotyczącego minimalnych wymagań dot. struktury dokumentów elektronicznych. Sami zresztą byśmy tam trochę zmienili bo po wielu konsultacjach jesteśmy już pewni (w NDAP) że z obowiązkowych elementów powinna wypaść "tematyka" a wejść do nich "dostęp". Trzeba dostosować strukturę do wymagań dla rejestrów publicznych i napisać jak technicznie ową strukturę (czyli metadane właśnie) zapisywać. Albo chociaż napisac kto ma to ogłosić i gdzie. No dobra ale dlaczego leżymy? No bo nam zwracają uwagę (jak to było do przewidzenia) że nie odwołano się do konkretnego rozporzadzenia tylko do przepisu ustawowego który nakazuje jego wydanie... To samo zresztą zarzucono wobec projektu dotyczącego przekazywania materiałów do archiwów państwowych (też na tym forum).
Wracając do "postępowania" - myślę że w ciągu tygodnia (czyli dwóch bo Polska będzie nieczynna przez tydzień Smile ) projekt trafi do konsultacji społecznych. Wtedy (jak tylko będę miał tekst) powiesze na forum. Wtedy na pewno trafi też do BIP-u MSWiA.

_________________
--
Kazimierz Schmidt
Back to top
View user's profile Send private message Send e-mail
Display posts from previous:   
Post new topic   This topic is locked: you cannot edit posts or make replies.    epl.icm.edu.pl Forum Index -> Zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną All times are GMT + 1 Hour
Page 1 of 1

 
Jump to:  
You cannot post new topics in this forum
You cannot reply to topics in this forum
You cannot edit your posts in this forum
You cannot delete your posts in this forum
You cannot vote in polls in this forum
You cannot attach files in this forum
You can download files in this forum


Powered by phpBB © 2001, 2005 phpBB Group