epl.icm.edu.pl

[kschmidt]

W załączeniu projekt rozporządzenia dotyczący przekazywania materiałów archiwalnych na informatycznych nośnikach danych do archiwów państwowych (z Art. 5 ust.2c ustawy archiwalnej)
(zob. też na tym forum: http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?p=302#302)
Projekt taki jak w załaczonym pliku został przekazany na papierze w postaci wniosku. Teraz sprawa ma już swój bieg oficjalny i odnotowany w teczkach aktowych. Przy okazji podkreślam, że nasze forum to nie jest Biuletyn Informacji Publicznej - proszę więc nie traktować załaczonego dokumentu jako oficjalnego. Oficjalny ciągle jeszcze jest na papierze... Mam nadzieję, że dyskutowany na tym forum pakiet rozporządzeń (zwłąszcza dwóch pozostałych) przyczyni się w części do tego żeby "oficjalny" mógł być tylko w wersji elektronicznej, a na papierze byłaby tylko kopia. I do tego kopia z podaniem na każdej stronie że jest to kopia oraz daty sporządzenia wydruku systemu informatycznego i urzędu który kopię wykonał (po to aby było wiadomo gdzie szukać "oryginału")...

Co do treści samego projektu to w stosunku do poprzedniej wersji ogłoszonej na tym forum jest jedna zasadnicza zmiana: z §3 ust. 2 wykreślono słowa "; techniczny sposób zapisu określa załącznik do rozporządzenia". Chodziło o to, że nie można załączyć było załącznika z XML Scheme.
Dla zwolennków podania sposobu porządkowania danych bezpośrednio w rozporządzeniu wyjaśniam że przyczyny były nastęujące:
1. Z komentowanego na tym forum równoległego projektu dotyczącego niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych nie wynika jeszcze czy będzie w tym rozporządzeniu "techniczny sposób zapisu" (czyli schema XML). Jeśli będzie to nie ma sensu ustalać tego w innym rozporządzeniu.
2. Jeśli zaś nie będzie to i tak nie można załączyć dokładnej "rozpiski" jak mają być uporządkowane przekazywane dane bo nie wiadomo czy proponowana struktura się "obroni". Nie można po prostu budować domu bez fundamentów. Najpierw trzeba wiedzieć co będzie "produkowane" żeby określić kontenery dla tej produkcji itd. W rozporządzeniu Ministra Kultury dotyczącym postępowania z dokumentacją (w domyśle papierową) jest najpierw ustalone jakie dane mają być zapisane na teczce aktowej a potem dopiero jak owe teczki przekazać. Nie można byłoby przecież żądać przekazania danych których się nie wytwarza.
3. Nie można zaś w poważnym wniosku napisać, że "jak będzie rozporządzenie dotyczące struktury to dopisze się załącznik".

Tak więc może się okazać, że przekazywane materiały archiwalne na nośnikach będą miały towarzyszące metadane zapisane w języku XML i nawet będzie ustalona struktura tych metadanych - ale każdy przekazujący będzie mógł "po swojemu" nazwać poszczególne elementy. To i tak lepiej niż nic... ale zwracam uwagę że takich rodzajów danych może być tyle ile podmiotów przekazujących materały archiwalne.
dyskusja na ten temat jest rozpoczęta tu:
http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=78

[pemi]

Witam,

Temat dotyczy dokumentów papierowych które pojawią się w trakcie trwania sprawy zainicjowanej złożeniem wniosku elektronicznego.

W sytuacji takiej część dokumentów będzie znajdowała się w systemie informatycznym urzędu a część w postaci dokumentów papierowych (będzie to miało miejsce w sytuacja gdy w trakcie trwania sprawy akta zostaną uzupełnione dokumentem papierowym otrzymanym od Interesanta lub innego podmiotu)

Co w takiej sytuacji powinien zrobić urząd ? Czy powinien taki dokument zeskanować i potwierdzić z oryginałem ? Co w przypadku gdy przesłany dokument lub jego załącznik jest w formacie który jest ciężki do zeskanowania ?

[Zoltar]

fachowcem w tej materii nie jestem, ale tak na zdrowy rozum: komplet dokumentacji dot. danej sprawy powinien być albo w wersji papierowej albo elektronicznej. Jeśli wersja elektroniczna jest docelowa, no to trzeba skanować. Nie bardzo rozumiem, co znaczy "format ciężki do zeskanowania" - chodzi o konwersję do odokumentu który mógłby być przetwarzany? Po mojemu taki skan to jedynie wizerunek papierowego dokumentu, z ewentualnym elektronicznym potwierdzeniem zgodności z oryginałem.
Rzecz działa tez w drugą stronę - jeśli kancelaria urzędu opiera się na dokumencie papierowym, no to trzeba robić wydruki dokumentów elektronicznych - tak np. dzieje się u mnie z mailami służbowymi.